・業者選びは電話対応から

見積もりを出してもらう業者を数社に絞り込んだら、業者への連絡を行います。
コピー機を導入するために、業者に見積もりを出すには、電話での連絡が一般的です。
もちろん、ウェブ上で、ホームページからの電子メールでの連絡に対応している業者もあります。

業者選びは、電話を掛けるときから始まっていると考えて行います。
非常に重要なチェックポイントとして、業者の電話応対の仕方があります。

電話口に出てきた相手の話し方や雰囲気などで、悪い印象を持ってしまったら、その業者への依頼には慎重になるべきです。
お客への対応がぞんざいな業者では、今後のメンテナンスにも期待ができません。

また、対応自体はよくても、自分たちの売りたいもの（買わせたいもの）だけを勧めてくるだけで、こちらの要望を聞かないような業者にも要注意です。
必要のないオプションなどを選ばされて、後々後悔することになってしまいます。
反対に、こちらの要望を適えようとしてくれる業者にあたると、気分よく見積もりを依頼することができます。

あとになってから、「こんなはずではなかった」とならずに済むように、見積もりの段階で希望をすべて伝えて細かい点まで見積もりを出してもらいます。
そのためにも、見積もりを依頼する前に、コピー機に求める機能や、導入方法などをあらかじめ決めておき、きちんと用意をしておきます。

コピー機を納入してからが、メンテナンスなどで依頼した業者との関係は長期間にわたりますので、業者選びは慎重に行いたいものです。

・複合機を活用する

オフィス立ち上げ時に限らず、余計な出費は避けたいものです。
そこで、コピー機を利用したコスト削減法としてオフィスのペーパーレス化を考えてみます。

ビジネスの場面では、日常的に大量の紙を消費しています。
契約書や請求書のような正式な書類から、個人的なメモ用紙まで、紙はあらゆる用途で利用されています。

複合機を活用することによってペーパーレスを推進し、経費を可能な限り削減しましょう。

現在の複合機は、文書などのデータをデジタルデータとして処理しています。
そのため、スキャンしたデータを紙にプリントすることなく、文書データとしてパソコンやUSBメモリに保存することができます。
また、送信されてきたファックスデータを紙に出力することなく、パソコンにデータだけを送ることが可能です。
反対に、パソコン内のデータをそのままファックス送信することも可能です。

どうしても紙に出力しなければいけない場合以外はデータとしてパソコンに保存することで、紙の消費量を削減し、経費の低減を目指しましょう。

・複合機の保守

複合機を導入するときは、メーカーや業者と保守契約を結ぶのが普通です。
保守契約では、カウンター保守、キット保守、スポット保守という3種類の保守契約が一般的です。

カウンター保守契約は、プリント1枚何円という単位で料金が発生するものです。
その料金の中に保守費用が含まれているので、トナーの交換や故障などでメンテナンスを依頼するときに特別な料金は発生しません。

キット保守では、消耗品であるトナーカートリッジを別途購入する必要があり、その代金にメンテナンス料が含まれているので、故障時などに追加の料金は発生しません。

スポット保守では、故障などのメンテナンス時に適宜料金を支払う契約です。
また、トナーなどの消耗品の購入の必要もあります。

・使わないときには待機する

会社の運営にかかる費用は可能な限り低減したいものです。
複合機は、一日中稼動させるのが普通です。
その電力消費を抑えられれば電気代の節減になります。

複合機の使い方として、一日中電源を入れているのが普通とはいえ、その間ずっとコピーなどを行うことは考えられません。
つまり、一日のほとんどの時間で、複合機は待機しているだけになります。
かといって、必要なときだけ電源を入れるという使い方ができるわけではありません。
複合機である以上、ファックス機能を持っている（こともある）ので、受信待機のために常に電源を入れておく必要があります。

そこで、機種によっては、自動で節電する機能を備えているものもあります。
使用しないときは待機状態に入り、消費電力を最低にし、ファックス受信時やコピー時には待機状態から回復します。
使い終わればまた待機状態に入ります。

複合機の使用は毎日のことですので、小さなことの積み重ねが長期的には大きな意味を持つようになります。

・複合機はIT機器

昨今のパソコンの使用においては、ネットワークに接続するのが常識となっています。
ビジネスの場面でも、インターネットの閲覧や電子メールの送受信など、パソコンのオンライン化が必須となっています。
現在では、ネットワークに接続されたパソコンではセキュリティ対策が必要だということは常識だといってよいでしょう。
具体的な対策としては、ファイアウォールなどをパソコンに導入することが一般的です。
しかし、複合機に関してもセキュリティ対策が必要だということはまだあまり知られていません。

複合機はコピー機の延長で考えてしまいがちで、それがネットワーク化されたIT機器であることが盲点となっています。
ネットワークに繋がっている以上、パソコンと同様のセキュリティ対策が必要です。
特にファイアウォールを設定しないと、外部からの不正アクセスによって、複合機内部の情報が漏洩してしまいかねません。
複合機の納入段階の設定では、セキュリティ対策がなされていないのが現状です。
そのため、メーカーや業者に依頼するか、付属のマニュアルにしたがってセキュリティ設定をする必要があります。

・スタンプ

ビジネスで使う書類には何かとハンコを押す必要があります。
大量の文書にいちいちハンコを押していく作業は非常に時間のかかる作業です。
また、人手の足りない新規オフィスにおいては、ハンコを押す作業に人手を割くのも大きな痛手となります。
可能な限り手間をかけたくないものです。

ハンコを押す作業を機械的に行おうというのが、複合機のスタンプ機能です。
この機能を使うと、プリント時に用紙にハンコが自動的に印刷されます。
いくつかのハンコを事前に画像データとして登録しておくと、それらのハンコを使い分けることができます。
複合機自体に最初から保存されているハンコデータを使用することも可能です。

また、お札の透かし彫りのようなウォーターマークを用紙の背景にプリントする機能もあります。

・プラズマクラスター

近年、PM2.5などによる大気汚染が深刻化しています。
空気清浄機を使って少しでも空気をきれいにしようという需要に応じて、各メーカーから空気清浄機が発売されています。
オフィスの空気もきれいにしたいところです。
特に、せっかく新規に開業するのだから、さわやかなオフィスの環境を実現したいものです。

空気清浄機のオフィスでの需要がどの程度あったのかはわかりませんが、あるメーカーは複合機に空気清浄機の機能を持たせてしまいました。
つまり、複合機にプラズマクラスターイオン発生装置を搭載したのです。

プラズマクラスターは、プラズマ放電によって作り出したプラスイオンとマイナスイオンを空気中に放出し、空気中のカビなどを除去しようというものです。

・耐震化

日本に住んでいる以上、災害への備えが必要です。
自然災害はいつ起こるか分からないので、いざというときのためにあらかじめ準備をしておきたいものです。

ここでは、あらゆる自然災害の中でも地震に注目していきたいと思います。

地震への備えとしてまず大事なことは建物の耐震性です。
入居するオフィスの選定時には建物の耐震性にも注意を払います。

オフィス内で、おそらく一番の重量物が複合機です。
したがって、複合機の地震対策をきちんと行いましょう。

複合機にはキャスターがついているのが普通です。
そのキャスターに取り付ける耐震グッズがあります。
複合機を設置した後から取り付けられるタイプがありますので、簡単に取り付けることが可能です。

・パソコンや携帯電話に転送できる

開業したばかりのオフィスでは、全従業員＝社長、ということも珍しくありません。
複合機を導入してファックスが受信できるようにしたところで、オフィスに誰もいなければ受信していないのと同じことになってしまいます。

オフィスに不在だから連絡がつかないという事態を避けるためには、外出先でもファックスを受信できるようにする必要があります。
複合機によっては、受信したファックス文書を電子メールに添付して転送する機能を備えています。
この機能を利用して、どこにいても常にファックスを受信できる体勢を整えます。

転送されてくるファックス文書データは、PDFなどのファイル形式を事前に選択できるので、転送先に設定したPCや携帯電話で転送データを閲覧することができます。

・メールでファックス

文書のファックス送信を繰り返さなければいけない場合は、送信にかかる通信費がかさんでいきます。
しかし、通信費がかかるからといって、ファックスの送信を止めるわけにもいきません。
そこで、複合機の機能を利用して通信コストの削減を可能な限り追求します。

ネットワークに対応した複合機を使って、電話回線でファックスを送信するのではなく、インターネット経由でファックスを送信します。
その場合は、読み取ったデータを電子メールに添付して送信することになります。
受け取った相手は、その電子メールをパソコン上で閲覧することができます。

・インターネットファックス

複合機もファックスも使わずにファックスを送受信する方法として、「インターネットファックス」というサービスがあります。
このサービスは、有料のサービスとして提供されているもので、申し込むとファックス用の電話番号を割り当てられます。
ファックスを受信するときは、普通のファックスのように、その番号にファックスを送信すると、登録していたメールアドレスに電子メールとして送信される仕組みになっています。
もちろん、電子メールでファックスを送信することも可能です。

なお、複合機の機能の説明として、インターネットファックスという言葉が使われることがありますので注意が必要です。