・コピー枚数が値段を決める
複合機の性能は、コピー枚数で表されることが多くなっています。
搭載された機能の一つ一つで比較するより、枚数で比較したほうが分かりやすいということが理由でしょう。
コピー枚数の違いが価格の違いに繋がります。
ここで、コピー枚数というのは、1分間に何枚コピーできるかということですので、価格が高くなるにしたがって、1分間にコピーできる枚数が多くなります。
1分間にコピーできる枚数が多いということは、それだけ1枚あたりのコピースピードが速いということです。
したがって、スピードが速いほどコピーが終わるまで待たされる時間が短くすみますから、それだけストレス無くコピーできるということになります。
とはいえ、高い値段を出してまでそのスピードが必要かどうかということは事前に考慮しなければいけません。
実際の業務を想定したときに、ほとんどコピーしないことが分かっているのなら、高速な高級機は必要ありません。
反対に、日々大量の文書をコピーする必要があるのなら、ある程度の性能の複合機が必要になります。
・購入した場合
どんな機械でもいずれは故障します。
複合機も例外ではなく、使い続けていれば、あるいはほとんど使わなくても故障するときがきます。
壊れた複合機をそのままにしておくわけにはいきませんから、何らかの方法で処分しなければいけません。
故障でなくても、新しい複合機を買ったから、前の複合機が要らなくなったということがあります。
レンタルの場合は、故障したからといって自分で処分することはありません。
リースの場合も、新しい機械に入れ替えるにしろ、故障したにしろ、リース会社に依頼すれば複合機を引き取ってくれます。
購入した場合だけが少々面倒なことになります。
不要になった複合機は、製造メーカーに連絡して引き取ってもらうか、中古品買取業者に買い取ってもらうか、廃棄物処理業者に廃棄を依頼するかの3通りの方法が考えられます。
製造メーカーに引き取ってもらう場合は、引き取り費用が発生します。
買取業者の場合は、複合機の状態によっては高い買取金で買い取ってくれます。
廃棄物処理業者に廃棄を依頼する場合には、引き取り料金が発生します。
・A4が一般的
ビジネスにおいては、日々大量の書類を必要とします。
一般的にビジネスで使われる書類のサイズは、A4サイズになります。
紙のサイズには「A4」や「B5」などの種類があります。
広く流通している複合機は、A4サイズに対応していますが、中にはA3サイズまで対応しているものがあります。
日常の業務の中で必要とする紙のサイズによって、必要な複合機の機種が変わってきます。
・A列とB列
紙のサイズとしては、「A列」と「B列」の2種類があります。
A列は、ドイツの工業規格が国際規格に発展したもので、世界的に広く利用されています。
一方のB列は、日本独自のJIS規格であり、外国ではほとんど使われていません。
政府は1993年4月から、「行政文書の用紙規格のA判化に係る実施方針について」に基づいて行政文書としては、それまで使われていたB列の使用を止め、A列を使用することを決定しました。
そのため、現在では、A列、とりわけA4サイズが広く使われるようになっています。
・複合機で名刺を作る
ビジネスマンであれば名刺の携行が最低条件です。
「社長」たるもの名刺を持っていなければ話になりません。
開業当初は、とにかく歩き回って名刺を配っていかなければいけません。
そのため、必要な名刺の枚数は増え続けるでしょう。
しかし、名刺は「消耗品」なので、「使用」したら補充する必要があります。
人に渡せば渡すほど補充していかなければならないので、その経費も馬鹿にできません。
そこで、複合機を導入したなら、名刺の内製化を目指しましょう。
一般的な名詞は厚手の紙を使用していますので、複合機も厚手の紙の印刷に対応した機種が必要となります。
また、機種の説明によっては、機能の中に名刺の印刷が明記されている場合もあります。
外注ではなく、内製だからこそデザインにオリジナリティを出して、相手の印象に残るような名刺の作成を目指すのもお勧めです。
・LAN
会社や学校などで、同一の構内、あるいは施設内で構築されたネットワークを「LAN」といいます。
LANとは、「Local Area Network」の略で、日本語で「構内通信網」と呼ばれることもありますが、「LAN」が一般的な呼称です。
LANを構築すると、LANに接続されたパソコンがネットワーク化されます。
ネットワーク上のパソコン同士でデータをやり取りすることができます。
ケーブルを使って配線する方式を「有線LAN」といい、ケーブルを使わずに無線を電波を利用するものを「無線LAN」といいます。
有線LANの場合、ケーブル配線の都合から、機器を設置した後に配置を変更するにはケーブル配線の引きなおしの必要があります。
その点、無線を利用する無線LANでは、配線のわずらわしさがなく、配置に自由度があります。
ただし、無線LANは、電波を利用する仕様上、電波の盗聴という危険性が伴います。
ネットワークに対応した複合機の場合、LANに接続することができます。
LANに接続されたどのパソコンからでも複合機を利用することが可能です。
・パソコンが必要
現在のビジネスシーンにおいては、文書の作成、電子メールの送受信などなど、パソコンを利用する場面はいくらでもあります。
もはやパソコンなしの仕事は考えられません。
そのため、新規オフィスの立ち上げにあたってはパソコンの準備も必要となります。
パソコンも広く普及し、一人一台の時代に入っています。
したがって、プライベートで使用するパソコンを持っているでしょう。
しかし、だからといって、プライベートで使用しているパソコンを仕事にも使うということは可能な限り回避します。
開業当初の資金のない段階なら仕方がないともいえますが、すぐにでも仕事用のパソコンの導入をしなければなりません。
今使っているパソコンがノートパソコンの場合、持ち運びができるので、家で仕事をするために帰るときに持ち出してしまいがちです。
しかし、移動の頻度が増えるにしたがって、パソコンの紛失の危険性が高まります。
パソコンの紛失とは、情報の紛失であり、それは即情報の漏洩に繋がります。
情報を漏洩した会社の信用は一瞬でなくなってしまいます。
失った信用を取り戻すことは容易ではありません。
特に、開業したばかりのオフィスにおいて、信用を失うことは死活問題となります。
従来は、パソコンの種類といえば、デスクトップパソコンとノートパソコンくらいしかありませんでしたが、最近ではそれに加えてタブレットパソコンが登場しています。
オフィスに導入するパソコンを選ぶ際には、それら3つの中から選ぶことになります。
・デスクトップ
デスクトップパソコンは、据え置きで使うことを前提としたタイプで、持ち運びができません。
パソコン本体とモニターが別になっているので、設置スペースがかさばるという欠点がありました。
しかし、最近では、モニターと本体が一緒になった一体型のデスクトップパソコンが発売されています。
・ノートパソコン
ノートパソコンは、持ち運び用のパソコンといえます。
一体になったモニターとキーボードが折りたためるようになっています。
なお、「ノートパソコン」とは、日本だけで通用する呼称であり、世界的には「ラップトップパソコン（Laptop computer）」と呼ばれています。
・タブレットパソコン
タブレットパソコンは最近登場してきた新しいタイプです。
持ち運びができるという点ではノートパソコンとは同じですが、大きな違いは、キーボードが付属しておらず、モニターだけの形状をしていることです。
キーボードがないため、ノートパソコンより薄型化、小型化できる点が利点ですが、キーボードがないため、文字入力には向いていません。
実際に導入するときに、3つのうちのどれか一つを選ばなければいけないということはありません。
一つで用が足りるのか、複数組み合わせるべきかを、今後パソコンをどのように使うかということを踏まえて考えます。
どんなパソコンを買うかを決めたら、実際にパソコンを仕入れる段階に入ります。
パソコンの入手方法としては、家電量販店、パソコン専門店、メーカーの直販サイトでの購入が考えられます。
また、すでにプライベートで使用している、あるいは使用していたパソコンを流用したり、人から譲り受けるといった場合もありえますが、ここでは購入する場合について考えて生きます。
・家電量販店
家電量販店の場合、国内メーカーをはじめ、有名メーカーの製品を中心に品揃えしています。
パソコンの価格は、性能や搭載されているソフトウェアの種類によって幅広くありますから、自分に必要な性能や機能に見合った製品を買わないと、無駄に高い買い物になってしまいます。
大抵の量販店には、売り場に店員が常駐しているので、その店員を捕まえて納得がいくまで説明を求めるのもいいでしょう。
・パソコン専門店
パソコン専門店の場合、国内メーカーはもちろん、家電量販店では見かけないような海外のメーカーの製品までカバーしていることが普通です。
専門店の店員は、パソコンについての知識も豊富なので、パソコンの用途や目的に応じた製品を用意してくれます。
・直販サイト
メーカーの直販サイトの場合、メーカーによってはカスタマイズに対応しています。
ウェブサイトを見ながら、カスタマイズしていくので、必要な機能や性能などについて、多少の知識が必要となります。
しかし、量販店の店頭で買うよりも望みどおりの性能を実現することができます。
・用途を明らかに
パソコン選びのときに忘れてはいけない大事な要素として、パソコンで何をするかということです。
目的に応じたパソコン選びをしないと、せっかく購入したパソコンではしたかったことができなかったり、あるいは必要のない機能が搭載されているために、購入価格が高くなってしまったりしてしまいます。
パソコンで何をするかは、どんな業種で起業するかということによって左右されます。
どんな業種であっても、文書を作成する必要がありますので、ワープロソフトは最低限必要となります。
パソコンだけを先に買って、後からワープロソフトを追加するという買い方も可能ではありますが、パソコンと同時購入の場合と比べて、別売りのワープロソフトを購入すると割高になってしまいます。
たとえば、SOHOでよくあるデザイン事務所として事業を展開しようというような場合には、パソコンでデザインをすることになるでしょう。
快適にデザインをするためには、パソコンの性能を必要とします。
デザインなどのグラフィックに対応したパソコンの価格は比較的に高くなります。
家電量販店に売っているような安さを売りにするパソコンでは、まったく性能が足りないことがほとんどです。
そのため、安さにつられて機種を選んでしまうと、後々後悔することになります。
新しいパソコンに買いなおさなければいけないとなれば、余計な出費が必要となります。
パソコンを買う前には、パソコンで何をするのかしないのかをきちんと煮詰めていないと貴重な開業資金を浪費することになってしまいます。
・Webメール
インターネットや携帯電話の利用が一般的になるにつれて、電子メールも広く利用されるようになりました。
ビジネスにおいても、重要な情報を電子メールでやり取りするということも珍しくありません。
新規開業当初のオフィスは、少人数での運営となります。
そのため、一人が出かけれるオフィスが無人になってしまうことになります。
外出している間に重要なメールがパソコンに届いているかもしれません。
本来は、携帯電話を持ち歩いているといっても、携帯電話からではパソコンに届いたメールを確認することはできません。
しかし、外出先の携帯電話からでもパソコンに届いたメールを確認する方法があります。
そのようなサービスとして「Webメール」があります。
Webメールは、パソコンの中にメールを保存するのではなく、インターネットにメールのデータを保存するものです。
インターネットに接続できる環境があれば、パソコンだけでなく、携帯電話からでもメールを確認することができます。
各種のWebメールサービスがあり、無料のものから有料のものまであります。
一般的に、有料のものほどサービスが充実しており、無料の場合は機能が制限されたりしています。